Le/la futur(e) Chargé(e) de Support Flotte & Relations Clients Internes sera le point d’entrée des clients internes sur tous les sujets relatifs à la flotte de véhicules, en assurant un premier niveau de réponse aux sollicitations et en orientant, le cas échéant, les demandes vers les interlocuteurs compétents au sein du service flotte. Il/Elle s’assurera du bon délai de traitement des demandes et apportera un support administratif transversal sur les différents process clés (commandes de véhicules, gestion des sinistres, des contraventions, des contrôles techniques, suivi des restitutions…).

MISIONS PRINCIPALES

• Gestion de la boîte mail du service Flotte : ouverture, tri et classement des courriels entrants par types de demandes et affectation aux bons interlocuteurs, enregistrement des demandes principales via la mise en place et la mise à jour d’un tableau de suivi de ces demandes.
• Assurer un premier niveau de réponse (Niveau 1) aux demandes entrantes : accusé de réception des demandes, réponses aux questions simples (procédures, envoi de documents, etc.).
• Orientation des demandes entrants vers les interlocuteurs compétents lorsque cela est nécessaire (véhicules utilitaires, contraventions, suivi administratifs, cartes carburant, gestion des sinistres et des réparations…)
• Participation au processus de restitution des véhicules : centralisation des demandes des utilisateurs concernant leurs véhicules arrivant en fin de contrat, tenue à jour d’un tableau de suivi des restitutions (dates, état de préparation, demandes d’enlèvement, factures…), relance des conducteurs en cas de retard.
• Production et mise à jour d’une « FAQ Flotte » et élaboration de communications internes (guide de restitution, procédures à suivre en cas de sinistres, traitement des contraventions, etc.), afin de répondre aux questions des utilisateurs.
• Support administratif auprès du référent Technique (gestion des sinistres et des réparations), du Gestionnaire Parc Véhicules et de l’Agent Administratif en charge du traitement des contraventions.  

 APTITUDES PROFESSIONNELLES

• Aisance relationnelle et sens du service pour interagir avec les différents interlocuteurs (internes / externes).
• Sens de l’organisation et rigueur dans le suivi des dossiers et des emails.
• Capacité d’analyse, qualités rédactionnelles et de synthèse pour assurer un suivi administratif optimal et proposer des solutions d’optimisation pertinentes.
• Autonomie dans la gestion des activités au quotidien tout en sachant alerter en cas de besoin.
• Esprit d’équipe et capacité d’adaptation dans un environnement en évolution (process, outils, périmètre).

HABILITATIONS / EXIGENCES SUR LE POSTE

• Idéalement, connaissances du secteur automobile au sein d’un service de gestion de flotte ou chez un loueur longue durée.
• Maîtrise des outils bureautiques (pack Office) et des logiciels métiers liés à la gestion de flotte / administration.
• Respect strict des procédures internes, des règles de confidentialité et de protection des données.
• Disponibilité pour faire face à des pics d’activité ou des urgences opérationnelles.